Contoh Makalah Kearsipan

Makalah

Kearsipan

Di susun oleh:

• Abdul Mukti

SMKN 1 PASIRKUDA

2014/2015

Kata Pengantar

Puji dan syukur kita curah limpahkan kepada Allah SWT, yang mana telah mengijinkan kami untuk membuat sebuah MAKALAH yang di tugaskan oleh guru kami.

            Sholawat serta salam tak lupa pula kami curah limpahkan kepada baginda alam Nabi akhir zaman Muhammad SAW.

            MAKALAH ini membahas tentang ARSIP agar kita dapat mengetahui apa yang di sebut ARSIP. Dengan dibuatnya MAKALAH ini semoga dapat mengetahui tata cara mengurus dokumen yang baik dan benar menggunakan ilmu KEARSIPAN.

Akhir kata, tiada gading yang tak retak. Penulis sadar, karya ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu penulis sangat mengharapkan kritik maupun saran yang membangun dari  pembaca demi kesempurnaan makalah ini. Terima kasih kami sampaikan kepada seluruh pihak yang telah membantu menyusun makalah ini.

Daftar isi                     

BAB I Pendahuluan dan Tujuan

A.              Latar Belakang

B.               Rumusan Masalah

BAB II Pembahasan

A.  Pengertian ARSIP

B.   Syarat-syarat ARSIP

C.   Jenis ARSIP

D.  Fungsi ARSIP

BAB III Kesimpulan

Daftar Pusaka

 

BAB I Pendahuluan

A.Latar Belakang

Setiap kantor pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi, kegiatan administrasi pada suatu kantor pada dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari suatu kantor adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan surat, formulir dan laporan yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan.

B. Rumusan Masalah

Arsip mempunyai peran penting bagi sebuah kantor maka arsip perlu dikelola menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar, sehingga apabila ada pihak yang membutuhkan arsip tersebut akan dapat disajikan dengan cepat dan tepat. Banyak faktor yang mempengaruhi agar kearsipan mempunyai citra yang positif antara lain adalah kerapihan penyimpanan, petugas yang terdidik dan terampil, kemudahan untuk menyimpan, menemukan kembali arsip, terjaminnya keamanan arsip dan sebagainya.

 

BAB II Pembahasan

A.Pengertian Arsip

       Arsip (Record) yang dalam istilah bahasa Indonesia disebut juga sebagai WARKAT yang artinya adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang di buat orang untuk membntu daya ingat.

            Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari kegiatan penerimaan, kegiatan pengumpulan, kegiatan pengatura, kegiatan pemeliharaan, dan juga kegiatan Penyimpanan untuk WARKAT menurut sistem yang telah di tentukan, sehingga pada saat di perlukan dapat di temukan dengan cepat dan mudah.

Dokumen adalah segala benda yang berbentuk berang, gambar, ataupun tulisan sebagai bukti dan dapat memberikan keterangan yang penting.

Dokumentasi adalah pengumpulan data-data dari catatan atau sejenisnya yang sesuai dengan masalah yang diteliti.

B.Syarat-Syarat Arsip

1. Merupakan kumpulanWarkat

2. Disimpan menurut sistem tertentu

3. Mempunyai nilai kegunaan

4. Saat diperlukan cepat dan tepat ditemukan

C.Jenis-Jenis Arsip

1. Jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya

·         arsip berbentuk lembaran.

contoh: surat, kuitansi, faktur, dll

·         arsip tidak berbentuk lembaran.

contoh: disket, flash disk, cd, dvd, dll

2. Jenis arsip berdasarkan masalahnya

·         Financial record, arsip berkaitan dengan masalah keuangan.

contohnya, kuitansi, giro, cek.

·         Inventory record, arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris.

Contoh catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran, harga.

·         Personal record,  arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.

Contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi, dll.

·         Sales Record, arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan.

Contoh: daftar agen distributor, daftar penjualan barang.

·         Production record,  arsip yang berhubungan dengan masalah produksi.

Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat yang digunakan. dll.

3. Jenis arsip berdasarkan pemiliknya

·         Lembaga Pemerintahan.

meliputi Arsip Nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia). Arsip Nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (Arsip Nasional Daerah).

·         Instansi Pemerintah/swasta.

meliputi arsip primer dan sekunder dan arsip sentral dan arsip unit.

4. Jenis arsip berdasarkan sifatnya

·         Arsip tidak penting, arsip hanya memiliki kegunaan informasi, contoh surat undangan.

·         Arsip biasa, arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat informasinya sudah berlalu, Contoh: surat lamaran kerja.

·         Arsip penting, arsip yang memiliki hubungan dengan masa lalu dan masa yang akan datang, contoh: surat perjanjian.

·         Arsip sangat penting, arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya (bernilai sejarah/ilmiah). Contoh: naskah proklamasi.

·         Arsip rahasia, arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam organisasi. Contoh: hasil penilaian pegawai.

5. Jenis arsip berdasarkan fungsinya

·         arsip dinamis, diantaranya adalah arsip aktif, arsip semi aktif, arsip inaktif.

·         arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara.

D.Fungsi Arsip

1. Arsip Dinamis

    Arsip dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan Administrasi Negara (arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi :

    a. Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi kelangsungan kerja.

    b. Arsip semi Aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan inaktif.

    c. Arsip Inaktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalma proses pekerjaan sehari-hari.

2. Arsip Statis

   Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggraaan sehari-hari Administrasi Negara (dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip statis ini merupakan pertangguingjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

BAB III  Kesimpulan

Secara etimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu "archief", dan dalam bahasa Ingris disebut "arcihive", berasal dari kata "arche" bahasa Yunani yang berarti permulaan. Kemudian dari kata “arche" berkembang menjadi kata "ta archia" yang berarti catatan. Selanjutnya kata "ta archia" berubah lagi menjadi kata "archeon" yang berarti "gedung pemerintahan". Gedung yang dimaksud tersebut, juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti: catatan-catatan, bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, dokumen-dokumen, peta-peta, dsb. Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu record dan warkat. Records adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dsb.), dalam bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangungjawaban atas suatu peristiwa/kejadian. Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan. Dalam pemahaman sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip adalah merupakan salah satu produk kantor (office work).

Daftar isi

sumber:

·        Buku catatan kearsipan.

·        Mengelola dan menjaga sistem kearsipan, Sri Endang, DKK.

·        http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/28246/2/Chapter%20III-IV.pdf

KPK (Kisah Pedih Keluarga) Episode 1

Pernikahan yang menyedihkan

Ini adalah cerita ku cerita kesedihan dan kisah nyata dalam kehidupan ku yang selalu di selimuti duka dan haru. Semua di mulai dari awal aku menikah dengan seseorang yang ku pikir dialah harapan dan masa depan ku. Sebut saja nama suamiku itu Dahlan dan aku Sri. 

Aku menikah tanggal 13 desember 2009 orang bilang kalo hari pernikahan adalah hari yang sangat membahagiakan tapi pada kenyataannya di malam pernikahan itu aku malah mendapat sesuatu yang membuat aku sedih karna suamiku mulai menunjukan sifat kasarnya mungkin sifat nya itu belum semua nya dia tunjukan karna waktu itu ke adannya masih dirumah orang tuaku dan setelah satu minggu menikah aku di bawa kerumah mertuaku oleh suamiku dan kami pun tinggal di sana dan sejak saat itu sedikit demi sedikit penderitaan kudimulai. Aku sering di tinggal oleh suamiku entah dia pergi ke mana dan aku sendiri dirumah sering mendapat perlakuan ga baik dari mertuaku tapi aku tetap diam tidak memberitahukan sedikit pun pada suamiku karna semua mustahil aku ceritakan karna suamiku pasti tidak percaya dan yang ada semua akan menjadi masalah bagi ku, tapi suatu saat dimana orng tua ku datan untuk mengetahui keadaan ku semua berlaku sangat baik dan seakan tidak pernah trjadi hal apa apa tapi setelah orang tua ku kembali pulang aku mendapat perlakun tidak baik lagi aku di bentak di hadapan semua orang kenapa? kenapa aku harus terima perlakuan ini padahal aku selalu berusaha menjadi istri dan menantu yang baik bagi mereka.

Suatu ketika suamiku melakukan kesalahan dengan mencuri barang orang tua nya tapi aku sendiri yang kena imbasnya aku yang di salahkan atas perbuatan suamiku dan sebelum nya suamiku menyuruh aku untuk pergi dari rumah itu dengan diam diam tapi aku menolak aku takut nanti masalah nya jadi panjang dan rumit tapi suamiku marah mendengar penjelasan ku itu dan dengan terpaksa aku menuruti semua ke inginan nya itu walau aku tau aku pasti akan kena banyak masalah dan mertuaku akan semakin membenci aku. Setelah itu aku pergi ke tempat yang sudah di janjikan oleh suami ku dan kita akan bertemu di sana dan satu minggu lagi hari lebaran, tapi cobaan yang di lalui begitu sangat berat.

Satu bulan berlalu dari kejadian itu lalu aku dan suamiku berencana untuk menyewa rumah untuk tinggal kami di sana dan memulai semua dari awal. Tapi ternyata tinggal di sana tidak membuat aku bahagia malah membuat aku semakin menderita kenapa ya tuhan kenapa aku harus menerima cobaan yang begitu berat dan aku benar benar tidak sanggup untuk menjalani semuanya hari demi hari aku hanya melihat suami ku mabuk dan selalu memukuli aku bahkan dia berani selingkuh di depan mata ku sendiri aku sering bertanya pada hatiku sendiri kenapa? kenapa aku harus mendapatkan suami seperti dia yang selalu menyakiti aku yang tidak kebahagiaan lagi yang kurasa aku lelah bila harus seperti ini terus aku lelah jika aku harus melihat suamiku setiap harinya mabuk dan selalu memarahi aku, lalu ternyata ada tetangga ku yang baik, dia mau mengantar aku sampai ke terminal bis walaupun aku sebenarnya tidak tega meninggalkannya tapi aku harus relakan itu karena demi kebaikannya. 

Sesampai di rumah aku pun tidak bisa memendam semua kesedihan dan rasa sakit ku, ayah ku pun marah dia mendengar semua ceritaku sehingga ayah ku memutuskan bahwa aku tidak boleh berhubungan apa lagi menemui suamiku lagi mungkin itu bentuk kasih sayang seorang ayah terhadap anaknya dan aku pun didukung oleh para sahabat ku, mereka lah yang selalu menguatkan aku di kala aku sendri. Tiga hari kemudian suamiku menghubungi melalui ibu ku dia menanyakan keadaan ku dan ingin berbicra padaku dan ibu ku yang baik lalu memberitahukanku tanpa sepengetahun ayah ku di telpon suamiku meminta aku pulang dia meminta maaf atas semua kesalahannya tapi aku tidak percaya aku masih takut suamiku berlaku tidak baik, suamiku memberi batas waktu padaku jika dalam tiga hari aku tiak pulang maka semua akan berakhir aku pun tidak menuruti kata kata nya itu karena aku tau seseorang yang sudah mabuk tidak akan bisa di percaya kata katanya.

Tiga hari berlalu suamikupun menghubungi aku lagi, sepeti yang sama dia memberikan persyaratan kembali kali ini dia memberi waktu satu minggu untuk aku bisa menentukan pilihan apa aku akan kembali padanya atu tidak aku pun menghiraukan semua perkatanya karna aku benar-benar siap semua resiko yang aku terima Tetapi satu bulan aku tinggal disini akhirnya suamiku datang  menemui aku, dia membuktikan kepada kedua orang tuaku bahwa dia menyesali semua perbuatannya dia memintaku kembali dan memulai semua kehidupan yang baru di tempat yang baru dan orang orang yang baru juga. Karena melihat kesungguhannya aku pun mencoba membuktikan semua kata katanya itu  dengan ikut kembali bersamanya ternyata suamiku benar benar berubah dia bekerja seperti  suami-suami yang lain nya dia menyayangi aku sepenuhnya dan perhatiannya pun membuat aku bahagia, satu bulan sudah aku menjalani kehidupanku, akhirnya aku pun di beri kesempatan untuk mengandung dan akupun langsung memberitahukan kabar itu pada suamiku dia pun senang karena ini lah yang kami tunggu-tunggu kehadiran seorang bayi di tengah tengah keluarga kecil kami. suamiku banyak sekali memberi perhatian pada ku dia benar-benar bisa menjadi suami yang baik, tujuh bulan sudah aku mengandung  suamiku menggelar acara tujuh bulanan bayi kami, dan tidak heran acara yang di gelar membuat aku pusing karena acara yang di buat di dalam rumah mertuaku dia selalu berselisih pendapat dengan aku dan suamiku apa yang kita lakukan selalu membuat dia salah paham, dan acara pun selesai aku pun pulang ke rumah kami kekontrakan di sana walaupun tempat nya kecil tapi tidak ada beban yang aku rasakan semuanya bebas aku bebas melakukan apa saja sesukaku tapi setelah delapan bulan usia kandungan ku  aku terpaksa kerumah mertuaku karana suamiku sedang sibuk-sibuknya bekerja, dia tidak tega jika melihat aku sendri di rumah dia takut jika aku tiba-tiba melahirkan dia tidak bisa mendampingiku, aku pun menurutinya walaupun itu membuat aku sedih, aku banyak takut suamiku berubah dan tidak baik lagi padaku, beberapa hari aku disana apa yang aku takutkan itu benar terjadi, hanya masalah kecil mertuaku marah dan memarahi aku didepan suami dan sodaranya, aku benar-benar malu, aku sedih waktu itu tapi suamiku tidak bisa membelaku karena walau bagaimanapun dia itu ibu nya. Aku meminta pada suami ku utuk kembali kekontrakan saja tapi suamiku tidak memberiku izin, aku di suruhnya untuk bersabar demi anak yang aku kandung.

Sembilan bulan sudah dan ini detik detik aku melahirkan aku melihat pengorbanan suamiku begitu besar untuk aku dia berjuang mendampingi aku dia menguatkan aku dan pada jam 2 malam tepatnya hari sabtu tanggal 14 april 2012 anakku lahir dia cantik tapi aku melihat raut kekecewaan pada suamiku aku tau dia kecewa karena anak yang aku lahirkan seorang perempuan dengan sabar aku mengurus bayiku sendiri. Ya Allah bukannya aku tidak bersyukur atas pemberianmu tapi sifat suamiku mulai berubah, dia tidak memperdulikan aku dan Zahira (nama anakku) malah terdengar kabar bahwa dia sekarang sedang berjudi apa benar ini aku tidak tau apa aku harus percaya atau tidak tapi aku coba bertahan demi anakku yang masih kecil.

Di tahun 2013 aku dan suamiku berencana membuat rumah kecil, tetapi sebuah cobaan datang padaku, ibu mertuaku kembali marah padaku, aku di marahinya habis-habisan dan suamiku tidak ada, dia tidak membantu kesulitan ku kali ini dia memarahi ku gara-gara cucunya aku marahi, aku marahi cucu nya karna dia mencelakakan anak ku dengan membenturkan kepala anakku ke tembok, apa aku sebagai ibu harus diam saja melihat semua itu? apa aku harus pura-pura buta dengan semuanya? aku tau dia masih kecil tapi jika tidak di tegur yang ada dia semakin berbuat semaunya tapi mertuaku tidak memperdulikannya, aku tetap salah di matanya dan aku tetap selalu di anggap sebagai menantu yang tidak berguna, aku berusaha bercerita pada suamiku tapi suamiku hanya bisa menyabarkan aku tanpa ada komentar apa-apa, aku meminta padanya untuk pulang tapi suamiku tidak mengizinkannya, ya allah kapan ke bahagiaan itu bisa datang pada ku apa aku harus selalu mengalah dan bersabar tapi sampai kapan?sampai kapan aku harus seperti ini, biarlah semua jadi cerita hidupku, cerita yang akan selaluku bawa sampai mati, sampai aku terima ini dengan ikhlas, aku hanya bisa berdo’a pada yang maha kuasa, jika aku tidak bisa bahagia di dunia semoga aku bisa bahagia di akhirat nanti di surga sana Aamin.

Ini adalah sepenggal cerita kehidupan ku yang penuh duka dan entah kapan aku bisa merasa bahagia seperti yang lainnya biarlah semua berjalan apa adanya. Semoga apa yang aku alami tidak dialami anak-anak ku nanti. Anak-anakku harus bahagia dia tidak boleh mengalami hal sepertiku. Karena anakku adalah cahaya hidup ku yang selalu membuat aku tegar menghadapi beban dalam hidup ku serta menghilangkan sedikit demi sedikit sedih ku.

Sampai bertemu di kisah selanjutnya ya dan semoga kisah selanjutnya adalah kebahagiaan ku.

                                                                                     By,nurhalimah