Makalah
Kearsipan
Di
susun oleh:
- Abdul Mukti
SMKN 1 PASIRKUDA
2014/2015
Kata Pengantar
Puji dan syukur kita curah limpahkan
kepada Allah SWT, yang mana telah mengijinkan kami untuk membuat sebuah MAKALAH
yang di tugaskan oleh guru kami.
Sholawat serta salam tak lupa pula
kami curah limpahkan kepada baginda alam Nabi akhir zaman Muhammad SAW.
MAKALAH ini membahas tentang ARSIP
agar kita dapat mengetahui apa yang di sebut ARSIP. Dengan dibuatnya MAKALAH
ini semoga dapat mengetahui tata cara mengurus dokumen yang baik dan benar
menggunakan ilmu KEARSIPAN.
Akhir kata, tiada gading yang tak retak.
Penulis sadar, karya ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu penulis sangat
mengharapkan kritik maupun saran yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini. Terima
kasih kami sampaikan kepada seluruh pihak yang telah membantu menyusun makalah
ini.
Daftar
isi
BAB
I Pendahuluan dan Tujuan
A.
Latar Belakang
B.
Rumusan Masalah
BAB
II Pembahasan
A. Pengertian
ARSIP
B.
Syarat-syarat ARSIP
C.
Jenis ARSIP
D. Fungsi
ARSIP
BAB
III Kesimpulan
Daftar
Pusaka
BAB I Pendahuluan
A.Latar Belakang
Setiap kantor pasti memerlukan suatu
unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan
administrasi, kegiatan administrasi pada suatu kantor pada dasarnya juga
mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari suatu
kantor adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan surat, formulir dan laporan
yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada akhirnya akan berhubungan
dengan kearsipan.
B. Rumusan Masalah
Arsip mempunyai peran penting bagi
sebuah kantor maka arsip perlu dikelola menggunakan sistem pengelolaan arsip
yang baik dan benar, sehingga apabila ada pihak yang membutuhkan arsip tersebut
akan dapat disajikan dengan cepat dan tepat. Banyak faktor yang mempengaruhi
agar kearsipan mempunyai citra yang positif antara lain adalah kerapihan
penyimpanan, petugas yang terdidik dan terampil, kemudahan untuk menyimpan,
menemukan kembali arsip, terjaminnya keamanan arsip dan sebagainya.
BAB II Pembahasan
A.Pengertian Arsip
Arsip (Record) yang
dalam istilah bahasa Indonesia disebut juga sebagai WARKAT yang artinya adalah setiap
catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat
keterangan-keterangan mengenai sesuatu subjek (pokok persoalan) ataupun
peristiwa yang di buat orang untuk membntu daya ingat.
Kearsipan adalah suatu proses
kegiatan mulai dari kegiatan penerimaan, kegiatan pengumpulan, kegiatan
pengatura, kegiatan pemeliharaan, dan juga kegiatan Penyimpanan untuk WARKAT
menurut sistem yang telah di tentukan, sehingga pada saat di perlukan dapat di
temukan dengan cepat dan mudah.
Dokumen adalah segala benda yang
berbentuk berang, gambar, ataupun tulisan sebagai bukti dan dapat memberikan
keterangan yang penting.
Dokumentasi adalah pengumpulan data-data
dari catatan atau sejenisnya yang sesuai dengan masalah yang diteliti.
B.Syarat-Syarat Arsip
1.
Merupakan kumpulanWarkat
2.
Disimpan menurut sistem tertentu
3.
Mempunyai nilai kegunaan
4.
Saat diperlukan cepat dan tepat ditemukan
C.Jenis-Jenis Arsip
1. Jenis arsip berdasarkan bentuk
fisiknya
·
arsip berbentuk lembaran.
contoh:
surat, kuitansi, faktur, dll
·
arsip tidak berbentuk lembaran.
contoh: disket, flash
disk, cd, dvd, dll
2. Jenis arsip berdasarkan
masalahnya
·
Financial record, arsip berkaitan dengan
masalah keuangan.
contohnya, kuitansi, giro, cek.
·
Inventory record, arsip yang berhubungan
dengan masalah barang inventaris.
Contoh catatan tentang jumlah barang,
merek, ukuran, harga.
·
Personal record, arsip yang berhubungan dengan masalah
kepegawaian.
Contoh: surat lamaran kerja, curriculum
vitae, absensi, dll.
·
Sales Record, arsip yang berhubungan dengan
masalah penjualan.
Contoh: daftar agen distributor, daftar
penjualan barang.
·
Production record, arsip yang berhubungan dengan masalah
produksi.
Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat
yang digunakan. dll.
3. Jenis arsip berdasarkan
pemiliknya
·
Lembaga Pemerintahan.
meliputi Arsip Nasional di Indonesia
(Arsip Nasional Republik Indonesia). Arsip Nasional di setiap ibu kota Daerah
Tingkat I (Arsip Nasional Daerah).
·
Instansi Pemerintah/swasta.
meliputi arsip primer dan sekunder dan
arsip sentral dan arsip unit.
4. Jenis arsip berdasarkan sifatnya
·
Arsip tidak penting, arsip hanya
memiliki kegunaan informasi, contoh surat undangan.
·
Arsip biasa, arsip yang semula penting,
akhirnya tidak berguna lagi pada saat informasinya sudah berlalu, Contoh: surat
lamaran kerja.
·
Arsip penting, arsip yang memiliki
hubungan dengan masa lalu dan masa yang akan datang, contoh: surat perjanjian.
·
Arsip sangat penting, arsip yang dapat
dijadikan alat pengingat selama-lamanya (bernilai sejarah/ilmiah). Contoh:
naskah proklamasi.
·
Arsip rahasia, arsip yang hanya boleh
diketahui oleh orang tertentu saja dalam organisasi. Contoh: hasil penilaian
pegawai.
5. Jenis arsip berdasarkan
fungsinya
·
arsip dinamis, diantaranya adalah arsip
aktif, arsip semi aktif, arsip inaktif.
·
arsip statis, yaitu arsip yang tidak
dipergunakan secara langsung untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan
berbangsa pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara.
D.Fungsi
Arsip
1. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang diperlukan
secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
Administrasi Negara (arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya
dibedakan menjadi :
a. Arsip aktif adalah arsip-arsip yang
masih dipergunakan bagi kelangsungan kerja.
b. Arsip semi Aktif adalah arsip-arsip yang
frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip
aktif dan inaktif.
c. Arsip Inaktif atau arsip semi statis
adalah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalma proses pekerjaan
sehari-hari.
2. Arsip Statis
Arsip Statis adalah arsip yang tidak
dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggraaan sehari-hari Administrasi
Negara (dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip
statis ini merupakan pertangguingjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan
nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
BAB III Kesimpulan
Secara etimologis istilah arsip dalam
bahasa Belanda yaitu "archief", dan dalam bahasa Ingris disebut
"arcihive", berasal dari kata "arche" bahasa Yunani yang
berarti permulaan. Kemudian dari kata “arche" berkembang menjadi kata
"ta archia" yang berarti catatan. Selanjutnya kata "ta
archia" berubah lagi menjadi kata "archeon" yang berarti "gedung
pemerintahan". Gedung yang dimaksud tersebut, juga berfungsi sebagai
tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti: catatan-catatan,
bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan,
akte-akte, dokumen-dokumen, peta-peta, dsb. Ada juga istilah lain yang sering
digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu record dan warkat. Records adalah
setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dsb.), dalam bentuk
atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan
sebagai bahan pembuktian atau pertangungjawaban atas suatu peristiwa/kejadian.
Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, akan tetapi dalam
perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap lembaran
yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan. Dalam pemahaman
sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip adalah merupakan salah satu produk
kantor (office work).
Daftar isi
sumber:
·
Buku catatan kearsipan.
·
Mengelola dan menjaga sistem kearsipan,
Sri Endang, DKK.
·
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/28246/2/Chapter%20III-IV.pdf
Tidak ada komentar:
Posting Komentar